FLIB vaste waarde geworden bij inkoopsamenwerking

FLIB vaste waarde geworden bij inkoopsamenwerking

Casper Ferwerda

Na twee succesvolle pilotjaren heeft de Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland (FLIB) een vaste plek gekregen bij het IFV. Als kenniscentrum gaat de FLIB inkoopexperts uit de 25 regio’s helpen bij het opbouwen van inkoopkennis en -expertise en bij het uitvoeren van interregionale en landelijke aanbestedingen. Dit betekent een flinke impuls aan kennis, kwaliteit en efficiëntie.

BR201609-P42-FLIB
Fotografie: Veiligheidsregio Flevoland

De doorstart van de FLIB ging op 1 juli officieel in, na goedkeuring van de Raad van Brandweercommandanten (RBC). Een uitgebreide evaluatie met de regio’s speelde daarbij een belangrijke rol. Hieruit kwam naar voren dat de FLIB zijn meerwaarde heeft bewezen.

Trots

‘We mogen trots zijn op de FLIB’, zegt Mark Bokdam van Brandweer Twente. Als voorzitter van de landelijke vakgroep Materieel, Services en Ondersteuning zat hij in de stuurgroep van de FLIB. ‘Wij zijn niet zoals de politie landelijk georganiseerd. Om dan op deze manier gezamenlijk op te trekken en een kwaliteitsslag te maken, is een prestatie.’ De faciliteit gaat regio’s de komende tijd ondersteunen bij verdere professionalisering door kennis en kunde in de regio te bundelen en aan iedereen aan te bieden. Ook ontwikkelt de FLIB nieuwe expertise via portfoliomanagement voor productgroepen en worden aanbestedingskalenders en andere belangrijke inkoopprocessen bijgehouden. Bokdam: ‘Door het delen van kennis zijn de producten die gezamenlijk worden ingekocht van betere kwaliteit. Bovendien hoeven we niet 25 keer het wiel uit te vinden, waardoor we inkoopkosten besparen.’

Groter niet altijd beter

De tweejarige pilot startte op 1 juli 2014 met als doel om de voordelen van landelijke inkoopsamenwerking in kaart te brengen. Aanvankelijk lag de focus vooral op het gezamenlijk aanbesteden, vertelt John van der Zwan. Als voorzitter van de stuurgroep Inkoopsamenwerking, die de FLIB heeft begeleid, was hij nauw betrokken bij de pilot. ‘We wilden op grotere schaal inkopen om zoveel mogelijk voordeel te halen, bijvoorbeeld bij de aanbesteding van tankpassen, verzekeringen en portofoons. Hierdoor zou je bij een aanbesteding sterker staan in de markt en kosten kunnen besparen.’ Maar de grootschaligheid werkt niet altijd. Samen inkopen kan ook ongunstig uitpakken, zo bleek tijdens de pilot. ‘Daar kwamen we onder andere achter toen we met vier regio’s personele verzekeringen wilden afsluiten’, zegt FLIB’s accountmanager Denise Baecklant. ‘Verzekeringsmaatschappijen gingen juist een hogere premie berekenen, omdat de risico’s in hun ogen vier keer zo hoog werden. Daarnaast kan grootschalig aanbesteden lastig zijn wanneer enkele regio’s lopende contracten hebben met deelnemende fabrikanten. Of als er bij een regio behoefte is aan een lokale partij, zoals bij arbodiensten.’

Ontwikkeling naar kenniscentrum

Bij de FLIB-pilot zijn meerdere aanbestedingen met succes afgerond, bijvoorbeeld van haakarmvoertuigen en duurzame energie. Gaandeweg is duidelijk geworden dat de koers aangepast moest worden. De regio’s wilden meer kennis en expertise om voor producten of diensten een goede aanbestedingsstrategie te maken. Hoe ziet de leveranciersmarkt eruit? Wat zijn de laatste ontwikkelingen in de wetgeving? Baecklant: ‘Echt op de inhoud zitten en zo een inkoopstrategie bedenken. Eerst goed nadenken over wat we willen en daarna bekijken hoe het aangepakt moet worden. We hebben tijdens de pilot dus een behoorlijke draai gemaakt.’ Van der Zwan is blij met de doorontwikkeling naar een kenniscentrum. ‘De nieuwe vorm sluit beter aan bij de behoefte.’

BR201609-P42-FLIB2
Mark Bokdam: ‘Door het delen van inkoopkennis, zijn de producten van betere kwaliteit.’
BR201609-P42-FLIB3
John van der Zwan: ‘De nieuwe vorm sluit beter aan bij de behoefte.’
BR201609-P42-FLIB4
Denise Baecklant: ‘We hebben tijdens de pilot een behoorlijke draai gemaakt.’
BR201609-P42-FLIB5
Maarten Zijp: ‘FLIB levert een bijdrage aan de professio-nalisering van het inkoop-proces.’

Structuren vaststellen

De FLIB gaat verder met het portfoliomanagement. De kennis die wordt verzameld, komt ter beschikking van alle regio’s. Het FLIB-team ontzorgt de regionale inkopers door kennis te delen en vraag en aanbod te matchen via onder meer aanbestedingskalenders. Daarbij komt in 2017 ondersteuning tijdens aanbestedingen van onder meer energie, warmtebeeldcamera’s, telefonie en afvalverwerking. ‘Momenteel bekijken we hoe de portfolio’s eruit komen te zien’, vertelt Baecklant. ‘Opties hiervoor zijn bijvoorbeeld duurzaamheid en arbeidshygiëne. Hiervoor hebben we veel contact met programmaraden, netwerken en de vakgroep Inkoop. Dit moet in het najaar in kaart zijn gebracht.’

Bokdam is blij dat regionale experts intensief worden betrokken bij de gezamenlijke aanbestedingen. Dit gebeurde ook tijdens de pilot. ‘Zij weten wat nodig is. Daarom vormen ze in de nieuwe structuur bij een aanbesteding ook de projectgroep.’ Sommige projectgroepen, kunnen nog een projectleider gebruiken, merkt Bokdam op. ‘Wie belangstelling heeft, kan zich melden bij Denise Baecklant.’ Vanuit zijn eigen regio Twente hebben twee inkopers tijdens de pilot als projectleider opgetreden bij grote aanbestedingen. ‘Voor hen was het een kans om zich verder te ontwikkelen.’

Landelijke seminar

Om kennis en ervaringen te verzamelen en met alle regio’s te delen, stelt FLIB vaknotities op over bijvoorbeeld elektronisch aanbesteden en outsourcen. Daarnaast organiseert het team samen met de vakgroep Inkoop van Brandweer Nederland seminars, themadagen en praktische trainingen, zoals over het gebruik van TenderNed. Baecklant kondigt aan dat er weer een landelijke seminar gaat komen, op 9 februari 2017 in Arnhem. ‘Vorig jaar is er ook een gehouden, dat was een groot succes. Ruim 130 man, niet alleen inkopers, maar ook juristen en projectleiders, zijn op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen.’

Helemaal gratis is de hulp niet. Daarvoor is de capaciteit van de FLIB te gering. De kosten voor de ondersteuning bij het doorlopen van een interregionale of landelijke aanbesteding dienen de deelnemers te betalen. Het gaat om een financiële vergoeding voor onder meer projectleiding, contractmanagement, de projecturen van de FLIB en juridische ondersteuning. Baecklant:‘Ook hier willen we na de zomer uit zijn. Waarschijnlijk zijn er straks twee verdeelsleutels, waarbij de vrijheid bestaat om per aanbesteding voor een variant te kiezen.’

Gunstig voor iedereen

Volgens Bokdam doet dat niks af aan de win-winsituatie. ‘Na de regionaliseringsslag merk ik dat regio’s nu meer willen samenwerken. Meedoen aan een aanbesteding is niet verplicht, maar gezamenlijk inkopen kan je veel opleveren, niet alleen financieel. Natuurlijk is het zo dat de ene regio bij een bepaalde aanbesteding beschikt over meer kennis en ervaring over een dienst of product dan een andere regio, zij kunnen de kritische noten plaatsen. De minder ervaren regio’s kunnen hiervan profiteren. Kortom, dit is voor iedereen gunstig.’

Maarten Zijp, voorzitter van de vakgroep Inkoop: ‘Ik ben blij dat de FLIB een vervolg krijgt. Er wordt een bijdrage geleverd aan de professionalisering van het inkoopproces bij de veiligheidsregio’s. Tijdens de pilot is er ingesprongen op de veranderende vraag vanuit het veld. De koers is gewijzigd doordat bepaalde initiatieven niet bleken te werken, maar ook is geanticipeerd op verandering van de behoefte bij de veiligheidsregio’s. Ik hoop en verwacht dat de FLIB in de toekomst net zo flexibel zal zijn en daarmee ondersteunend is aan het inkoopproces bij de veiligheidsregio’s. Ik ben blij dat de vakgroep Inkoop en de FLIB zeer nauw samenwerken. Onze doelstellingen komen overeen. Wensen en ideeën die wij als vakgroep Inkoop bespreken, hoeven we niet altijd zelf op te pakken; hier kan de FLIB als kartrekker actief mee aan de slag.’

Vakgroep Inkoop: ‘Zeer nauwe samenwerking met FLIB’

Maarten Zijp, voorzitter van de vakgroep Inkoop: ‘Ik ben blij dat de FLIB een vervolg krijgt. Er wordt een bijdrage geleverd aan de profes-sionalisering van het inkoopproces bij de veiligheidsregio’s. Tijdens de pilot is er ingesprongen op de veranderende vraag vanuit het veld. De koers is gewijzigd doordat bepaalde initiatieven niet bleken te werken, maar ook is geanticipeerd op verandering van de behoefte bij de veiligheidsregio’s. Ik hoop en verwacht dat de FLIB in de toekomst net zo flexibel zal zijn en daarmee ondersteunend is aan het inkoop-proces bij de veiligheidsregio’s. Ik ben blij dat de vakgroep Inkoop en de FLIB zeer nauw samenwerken. Onze doelstellingen komen overeen. Wensen en ideeën die wij als vakgroep Inkoop bespreken, hoeven we niet altijd zelf op te pakken; hier kan de FLIB als kartrekker actief mee aan de slag.’

Casper Ferwerda

Andere artikelen in deze aflevering